Dans le cadre de la mise en application du « Règlement Général pour la Protection des Données » Européen dit « RGPD » il est impératif de solliciter l’accord de vos contacts avant de continuer (ou commencer) à leur envoyer des campagnes emails / SMS. Pour les contacts que vous avez déjà en base, vous devez (re)demander leur consentement. Pour cela ils devront remplir un formulaire conforme RGPD.  

Étape 1 : Cas où vous n’avez encore jamais utilisé le champs Newsletter

Si vous n’avez jamais utilisé le champs newsletter sur votre site web, pas besoin d’en créer un vous pouvez utiliser l’existant. Vous pouvez donc passer à l’étape 2 directement !

Étape 1 : Cas où vous avez déjà utilisé le champs d’inscription à la “newsletter” sur votre site, créez un champs opt-in

Si vous avez déjà fait apparaître le champs newsletter sur votre site web et que plusieurs internautes ont coché la case pour s’inscrire, vous devez re-créer un nouveau champs opt-in pour bien identifier les internautes qui auront répondu à votre futur formulaire RGPD.

L'opt-in est le principe par lequel un individu doit donner son consentement préalable et explicite avant d'être la cible d'une prospection directe. C’est en fait une case que l’internaute doit cocher pour valider et donner son consentement. Si les champs basiques tels que email, nom, prénom etc existent déjà sur l’interface appyourself, vous devez créer vous-même le champs d’opt-in.

• Rendez-vous dans l'onglet Configuration du menu Contacts
• Choisissez le type de champs Oui ou Non

• Dans la fenêtre d’édition qui apparaît, renseignez le nom de votre formulaire (non visible par les internautes). Renseignez ensuite le libellé (cette fois l’intitulé du champs qui s’affichera sur votre formulaire). Par exemple “j’accepte de recevoir les offres commerciales” ou j’accepte de recevoir la newsletter”

• Attention laissez la case “valeur par défaut” vide ! Il n’est pas autorisé de cocher par défaut la case. C’est tout l'intérêt de l’opt-in, la démarche doit venir de l’internaute et doit être explicite.

   

Voila comment le champs apparaitra sur votre futur formulaire (que nous allons créer dans l'étape suivante) :

Étape 2 : Créez un formulaire en y intégrant le champs op-tin newsletter

• Rendez-vous dans l'onglet Formulaires du menu Marketing
• Cliquez sur le bouton à droite "ajouter un formulaire" Nous sommes maintenant dans la fenêtre d'édition du formulaire, indiquez un nom à votre formulaire pour le retrouver facilement et cliquez sur "suivant". Note : Comme vous pouvez créer plusieurs formulaires, précisez un nom qui vous permet de différencier un formulaire par rapport à un autre. Par exemple Newsletter clients (par opposition à une newsletter que vous pourriez envoyer à vos prospects)
• Pour ajouter les champs que vous souhaitez faire remplir aux internautes dans votre formulaire, il suffit de cliquer 1 fois sur ceux qui s'affichent dans la colonne, à gauche. En cliquant dessus, ils apparaîtront alors dans le centre de l'écran (cela peut prendre un peu de temps). Par exemple le nom et l’adresse email.
• Cliquez 1 fois sur le champs que vous avez créé précédemment (dans notre exemple “J’accepte de recevoir la newsletter” ) afin qu’il s’affiche sur votre formulaire.

Si vous n’avez pas eu besoin de créer de champs, il suffit d’utiliser celui existant “Newsletter”. Attention, cela n’est valable que si vous ne l’aviez jamais utilisé auparavant. 

Pour modifier l'ordre des champs il suffit de cliquer sur les 3 petits traits horizontaux du champs concerné et le glisser à la position de votre choix. 

Étape 3 : Personnalisez le pavé CNIL de votre formulaire

Afin d’être conforme RGPD votre formulaire doit faire apparaître un texte qui précise l'usage que vous allez faire de ces données en particulier et les autres mentions légales CNIL, Bloctel... Nous faisons apparaître un texte par défaut mais nous vous conseillons fortement de le faire revoir à votre conseil pour l'adapter à votre situation.

Si vous souhaitez le personnaliser:  

• Rendez-vous dans l'onglet Formulaire du menu Marketing
• En haut, choisissez l'onglet Politique de confidentialité
• Modifiez le texte puis enregistrez !

Étape 4 : Intégrez votre formulaire d'inscription à votre newsletter sur votre site web pour les visiteurs de votre site web

Vous pouvez intégrer votre formulaire sur n’importe quelle page de votre site web pour permettre à vos visiteurs de s'inscrire à votre newsletter. Pour cela vous pouvez intégrer votre formulaire

- sur votre page d'accueil en glissant déposant le bloc "formulaire" ou sur un contenu de votre site. Pour voir comment lier votre formulaire à votre site, consultez le tutoriel dédié (étape 2) : https://appyourself.zendesk.com/hc/fr/articles/235669507-Ajouter-un-formulaire

- sur le footer (pied de page) de votre site en éditant le footer de votre site, vous avez la possibilité d'ajouter le formulaire de votre choix ! Il suffit de choisir celui créé dans l'étape précédente !

Étape 4 bis : Intégrez votre formulaire d'inscription à votre newsletter sur une page dédiée pour votre base de contacts actuelle.

Afin de maximiser les chances de ré-inscription à votre newsletter auprès de votre base, nous vous conseillons de créer une page additionnelle spécifique et dédiée (ou autant de pages qu'il faut si vous souhaitez personnaliser le message selon si vous demander l'accord à des clients ou des prospects par exemple). Pour cela :

• Rendez-vous dans l’onglet Sites & Applications du menu Contenus
• Cliquez sur votre site pour l’éditer
• Vous arrivez dans l’édition de votre site web. En haut à droite (sous le bouton visualiser) cliquez sur Pages additionnelles puis sur le petit symbole +
• Cliquez sur le bouton ajouter pour créer une nouvelle page en remplissant les informations obligatoires : titre de votre page, url de la page (par exemple confirmation-newsletter), description pour le référencement naturel
• Conservez bien l'url de cette page (copiez/collez là sur un document à part par exemple) car vous en aurez besoin dans l'étape suivante. Vous devriez avoir un lien de ce type : www.yourwebsite.com/fr/confirmation-newsletter

• Une fois la page créée, il vous suffit de glisser/déposer le bloc formulaire sur cette nouvelle page

• Dans la fenêtre d’édition qui apparaît ensuite automatiquement il ne vous reste plus qu’à choisir votre formulaire créé à l’étape 2 et à personnaliser l’intitulé du bloc et du bouton d’action

• Afin d’enrichir votre page vous pouvez ajouter d’autres blocs ! Voici un exemple de page additionnelle avec un formulaire RGPD d'inscription à la newsletter. Dans cet exemple, il s'agit d'une page d'un site hôtelier qui souhaite ré-inscrire les personnes ayant déjà séjourné chez lui afin de bénéficier de ventes privées et d'actualités. 

Pour avoir plus de détails sur les étapes de création et personnalisation de pages additionnelles retrouvez le tutoriel dédié à cette adresse : https://appyourself.zendesk.com/hc/fr/articles/223592488-Int%C3%A9grer-une-page-additionnelle

Étape 5 : Envoyez un email pour demander le consentement à vos contacts

Maintenant que votre formulaire est créé il faut l'envoyer à votre base ! 

• Depuis l'onglet Emails du menu Marketing vous pouvez mettre en page et envoyer un ou plusieurs emails pour demander à vos contacts s’ils souhaitent s'abonner ou confirmer leur abonnement.
• Vous devez y faire figurer un bouton d’action redirigeant vers la page de votre site dans laquelle votre formulaire est publié (cf étape précédente). Pour cela glissez-déposez un bouton, puis dans l'édition collez le lien généré dans l'étape précédente. Il s'agit du lien qui redigera les destinataires de votre email vers votre page avec le formulaire. 
• Attention le lien généré fait apparaitre "yourwebsite.com". Vous devez remplacer cet intitulé par votre propre adresse de site web par exemple www.hotel-mistral.com/fr/confirmation-newsletter 

Vous pouvez préciser que sans réponse de leur part ils ne recevront donc plus vos communications. Pour plus d’informations sur la création d’email, jettez un oeil au tutoriel dédié : https://appyourself.zendesk.com/hc/fr/articles/212461138-Cr%C3%A9er-une-campagne-emailing

Nous vous conseillons de faire des emails personnalisés à une cible. Par exemple un pour vos clients et un pour vos prospects.Ci-dessous l'exemple d'un hôtel qui envoie à sa base de clients un email pour récupérer leur consentement tout en mettant en avant la valeur ajoutée de sa newsletter. 

Étape 6 : Créez des listes de diffusions RGPD

 Au fur et à mesure que vos contacts répondent à votre formulaire, l’information est automatiquement enregistrée sur leur fiche, dans le CRM (menu contacts). Vous pouvez donc mettre à jour vos listes de diffusion en ajoutant le critère “J’accepte de recevoir la newsletter” égal à oui. Pour cela :

1. Rendez-vous dans l'onglet Contacts du menu Contacts
2. En haut à gauche, cliquez sur le bouton jaune "ajouter une liste" ou sélectionnez une liste existante et cliquez sur modifier (bouton jaune en haut à droite)
3. Une fois sur votre liste vous pouvez ajouter les critères habituels par exemple type de contacts égal à clients / pays égal à France (selon vos listes) mais surtout n’oubliez pas d’ajouter le critère d’op-tin. Si l’internaute a répondu oui à votre champs que nous avons créé au tout début alors il a bien le droit de recevoir des emails de votre part … et donc d’être dans votre liste ! Pour cela ajoutez ce nouveau critère. Dans notre exemple on a newsletter égal à oui (si vous n'aviez pas utilisé ce champs au préalable) ou J'accepte de recevoir la newsletter égal à oui