Mettre en place le moteur de réservation de services

Mettre en place le moteur de réservation de services

Pour mettre en place le moteur de réservation, suivez les étapes dans l'ordre suivante :

1. Créez vos catégories

Allez dans le menu "configuration services"



Restez sur le 1er onglet : catégorie
Cliquez sur "ajouter une catégorie"



Si vous avez déjà de l'e-commerce activé sur votre site, les catégories services et e-commerces seront ensemble dans cette page.
Faites attention à donner des noms différents à vos catégories. Par exemples pour les services "massages" et pour l'e-commerce "huiles de massage" ou "accessoires massages"

Indiquez une couleur à votre catégorie : elle sera affiché sur votre agenda au niveau des RDV afin que vous identifiez rapidement le type de tâche qui vous attend dans la journée.



Si vous proposez beaucoup de prestations/services, vous pouvez faire des sous-catégories afin de mieux les classer et que ce soit plus simple à trouver pour les internautes.

2. Ajouter un canal

Dans l'onglet "canaux", ajoutez un canal  : votre site si il est crée sur notre interface ou un widget si c'est un site crée par un autre prestataire.

Si vous avez déjà un canal crée pour l'e-commerce, ce n'est pas la peine d'en créer un nouveau.



Une fois les services/prestations crées, vous pourrez les publier/dépublier du site rapidement grâce au caddie qui se trouve sur la droite du canal.

3. Option : acompte ou empreinte bancaire

Si vous le souhaitez, vous pouvez activer l'empreinte bancaire ou l'acompte pour prévenir les no shows.
Allez dans l'onglet "paiement" pour l'acompte ou "empreinte bancaire" et activez la solution souhaitée.
Vous devez avoir un compte Stripe pour recevoir l'argent (à mettre dans l'onglet "passerelles"), et indiquer à partir de quel montant vous souhaitez déclencher l'un ou l'autre.
Remplissez tous les champs présents.



Note : avec ou sans ces 2 options, vous pouvez bloquer les personnes qui font trop de no show au niveau du menu "contacts".

4. Configurez votre équipe et vos ressources

Afin que l'outil puisse savoir si vous avez des disponibilités, vous devez indiquer les personnes qui réalisent les services/prestations et leurs horaires.
Pour éviter le surbooking, nous vous conseillons également de créer les ressources nécessaires à la réservation (par exemple les cabines ou machines qui permettent de savoir que si utilisées, il ne peut pas y avoir une 2eme réservation de ce service/prestation).

Allez dans le menu "configuration agenda"



Commencez par le premier onglet "personnes".
Cliquez sur "Ajouter"

Indiquez le nom de la personne.
Appliquez lui une couleur : cette couleur sera représentée par un liseret devant le RDV sur l'agenda.

Pour indiquer ses horaires, allez sur la partie "Disponibilité" et cliquez sur "Ajouter" puis sur le crayon qui s'affiche à droite.
Si les horaires sont tous les jours identiques, vous pouvez cocher tous les jours, mettre une date de début et de fin, et mettre l'horaire de début et fin.

Pour les jours avec 2 plages horaires / pause de midi, 2 possibilités :
- Soit vous créez une seule indisponibilité du matin au soir sans la pause, et sur l'agenda vous mettez une indisponibilité récurrente tous les jours (ex : indispo tous les jours de 12h à 13h)
- Soit au niveau de la personne, vous créez une ligne pour le matin (9h-12h), et une ligne pour l'apm (14h-19h)



Si la personne a tous les jours des horaires différents, il faut créer autant de ligne que de jours où les horaires sont différents .


Les exceptions d'horaires :

Si une personne doit commencer plus tôt sur une journée seulement. Allez dans la configuration agenda > personnes et cliquez sur le crayon à droite sur la ligne de cette personne.
Cliquez sur "ajouter" au niveau des disponibilités. Indiquez la date où elle doit venir plus tôt en date de début et date de fin;
Au lieu de remettre l'horaire de la journée, indiquez uniquement l'horaire supplémentaire (ex : début 8h - fin 9h).

Si une personne ne travaille pas une journée où elle est censée être là, il faudra mettre une indisponibilité (soit via l'agenda, soit dans la configuration agenda > onglet indisponibilité).

Créez toute votre équipe ainsi et faites pareil pour les ressources.

Quand les services/prestations seront créées, l'icone "caddie" permettra de les associer/enlever des personnes et ressources rapidement.

5. Options configuration agenda

Dans la configuration agenda, l'onglet "indisponibilités" vous permet de gérer  les indisponibilités de pluieurs personnes ou ressources en même temps. Pour les fermetures annuelles, cela est plus pratique que de passer par l'agenda sur lequel vous devez faire une personne par une. Cela est aussi plus pratique pour les congés long.

L'onglet "avancé" permet également de changer le découpage des créneaux horaires qui est par défaut (on propose des RDV sur le site toutes les 15 min afin d'optimiser au maximum la prise de RDV). Cependant il est parfois plus pratique pour vous de proposer des RDV toutes les 30min ou toutes les heures.

Vous pouvez mettre un délai avant le prochain RDV si vous n'acceptez pas les RDV dans l'heure qui suit ou si vous préférez avoir votre agenda planifié la veille et ne prendre les dernières minutes que par téléphone.

La plage d'ouverture de la réservation en ligne permet de bloquer l'agenda dans X jour (coulant). Cela permet de ne pas avoir de réservations pour dans 2 ans par exemple si vos horaires changent.

Vous pouvez bloquer les nouveaux clients : on se base sur l'email. Si celui ci n'existe pas dans vos contacts, nous afficherons un message indiquant que les réservations en ligne ne sont pas disponibles.

6. Créez vos services/prestations

Maintenant que toute votre configuration est prête, vous pouvez créer vos services et prestations dans le menu "offres réservables"



Allez dans l'onglet "Articles Réservables" et cliquez sur le bouton à droite 'Ajouter'




Remplissez les champs : titre, prix, durée et la durée totale qui prend en compte votre temps de préparation
Cochez bien les personnes qui peuvent réaliser ce services/prestation ainsi que les ressources nécessaires.

     


Si plusieurs personnes ou ressources sont nécessaires pour une prestation, indiquez le nombre dans le champs "nombre minimum pour exécuter la prestation".
Par exemple : sur un massage duo ou un massage à 4 main, il faut 2 personnes minimum.

Si j'ai 4 personnes dans mon équipe qui peuvent faire cette prestation à 2 mais que je veux toujours qu'Amandine soit une des 2, je peux cocher le sigle <!> devant Amandine. Cela la rendra obligatoire pour cette prestation.
Il ne faut cocher ce sigle que si la prestation nécessite plusieurs personne ou ressource et que l'une d'entre elle est indispensable.

Option : vous pouvez rendre disponible l'article que sur certaines périodes ou dates en décochant "toujours disponible"

Enregistrez la fenêtre pour finaliser votre prestation.

Une fois l'article crée, il faut la transformer en offre.
Pour cela, cliquez sur le caddie à droite



Sélectionnez la catégorie dans laquelle vous souhaitez ranger votre prestation.





Cochez le canal (site) sur lequel vous souhaitez publier la prestation.
Si vous ne cochez pas de canal, la prestation sera manuellement réservable (sur votre agenda), mais elle ne sera pas disponible sur le site pour les RDV en ligne.

Dans cette partie 'offre réservable", vous pouvez proposer cette prestation en bon cadeau (vous devez avoir paramétré le menu bon cadeau en amont).

Vous avez également des options comme cacher le tarif et mettre une mention à la place ("sur devis" ou "RDV par téléphone uniquement").

Si vous avez beaucoup de prestations à créer, il vaut mieux faire un import.
Pour cela, si vous avez déjà une prestation crée, allez dans l'onglet "offre" et cliquez sur "export".
Cela vous permettra d'avoir le fichier avec toutes vos offres en exemple. Videz le et ajoutez vos prestations dans ce fichier en remplissant toutes les colonnes. Puis importez le au format CSV (bouton "importer").

7. Sur le Site

Sur le site, il y a 4 façons d'intégrer la réservation

- via les boutons sur un site crée sur notre outil
La présentation peut être personnalisée sur chaque bouton, ou alors vous décidez d'une présentation dans la partie "configuration > site web" et vous sélectionnez sur chaque bouton "par défaut"



- via les pages de listes crées automatiquement (associées à un menu)
6 présentations possibles (1 seule sans image : "Liste toutes les offre")






- via le bloc "content 6" avec les mêmes options de mise en page que précédemment




- via le widget d'intégration pour les sites crées avec un autre prestataire





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