Mai 2021 : On vous explique les nouveautés de l'Agenda !
Comme vous avez pu le voir, nous changeons progressivement notre interface pour être plus pratique, plus ergonomique et adapté aux tablettes.
Petit tour du propriétaire des nouveautés de l'agenda :
1 ) Présentation générale
Vous retrouverez les mêmes fonctionnalités qu'avant, avec quelques nouveautés bien sûr !
L'agenda propose toujours les mêmes vues : jour H (horizontale) ou V (verticale), vue semaine ou vue mois.
La vue liste est également toujours présente à gauche du menu principal Klixi.
Au niveau des couleurs :
les RDV sont composés de 2 couleurs :
- le liseret devant le RDV indique la personne de votre équipe qui doit effectuer le RDV
- la couleur de fond du RDV indique la catégorie de prestation => n'hésitez pas à appliquer des couleurs à vos catégories (menu "configuration services").
+ Un point de couleur indique si le RDV est validé (vert) ou si il a été annulé (rouge), ou non présenté (bordeaux)
En vert sont vos réservations libres.
En gris vos indisponibilités.
Au niveau des icônes / pictos :
Sur vos RDV, vous pourrez voir l'origine des réservations : c'est à dire si elles ont été réalisées depuis le site (picto représentant la terre) ou par vos soins manuellement sur l'interface (picto crayon).
Le petit panneau "attention", indique que la personne qui doit réaliser le RDV a été choisie spécifiquement par le client, celui-ci pourrait être déçu si vous changez.
Enfin, une icône représentant un message indique que le client a laissé un commentaire sur le RDV.
Évidemment, si vous survolez le RDV, vous aurez tous les détails de la personne choisie et du commentaire laissé !
Les tags :
Les indications qui se présentent comme des tags vous indiqueront les personnes et ressources nécessaires au RDV.
Vous pourrez aussi voir la date prévu du rappel du RDV qui sera envoyé au client par email au SMS.
2 ) Ajouter un RDV manuellement
La fenêtre d'ajout s'ouvre maintenant sur toute la largeur de l'écran.
Comme avant, vous avez 3 possibilités :
- Réserver une ou plusieurs offres (prestations précises) : dans ce cas, associer un client est obligatoire.
Vous pourrez associer le client sur la droite de l'écran : si il existe déjà dans votre base, il suffira de le sélectionner, sinon il faudra l'ajouter.
L'heure de fin sera calculée automatiquement.
Vous pouvez ajouter plusieurs prestations à la suite.
Attention, si une ressource ou personne n'est pas disponible, un petit point rouge se met à côté, nous vous conseillons alors de sélectionner une autre personne ou ressource
Seulement les horaires de début et fin sont obligatoires.
Vous pourrez mettre le client en commentaire ou dans le titre avec la prestation si vous le souhaitez.
Ces RDV libres seront matérialisés en vert sur votre agenda.
- Ajouter une indisponibilité :
Comme son nom l'indique, cela correspond à l'impossibilité pour un membre de votre équipe de réaliser des prestations (absence, congés, pause déjeuner...)
Ces indisponibilités seront représentées en gris sur votre agenda.
3 ) Modifier un RDV
Pour modifier un RDV, rien de plus simple, il suffit de prendre le RDV et de faire un glisser-déposer sur le nouveau jour ou horaire.
Si vous êtes en vue mois et déplacez le RDV de jour, par défaut, il sera remis à la même heure sur le jour sélectionné.
Sur la fenêtre de modification des RDV, vous pourrez voir tout l'historique des RDV du client, classé par date
Attention : si vous avez cliqué par erreur, mais ne souhaitez rien modifier finalement, le bouton pour annuler est en bas à gauche !
Vous pouvez aussi fermer la fenêtre d’édition en haut à droite !
4 ) Supprimer un RDV
Cliquez sur le RDV à supprimer. En bas à droite, vous trouverez le bouton de suppression
5) Rappels aux clients
6 ) Accéder à l'agenda sans passer par la Toolbox
Pour pouvoir vous connecter sans passer par la toolbox avec une session plus longue, vous pouvez le faire en cliquant sur l’icône indiquée ci-dessous.
Ou via l'url : https://suite.appyourself.fr/fr/users/planning/login
Voici le résultat :)
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