Pour vous faire gagner du temps et optimiser au mieux votre plan de salle, vous pouvez désormais activer l’IA sur votre module de réservation Klixi.

Le principe est simple :

• L’IA analyse automatiquement vos nouvelles réservations en attente de confirmation afin de leur attribuer une table. Toutes les 5 minutes, elle traite toutes les réservations qui portent sur un même créneau de 4h et les affecte par ordre chronologique de réservation. Cela confirme la réservation.
  

• Si nécessaire, elle réorganise le plan de salle afin de maximiser le taux de remplissage de votre établissement.
• Dans les paramètres, vous pouvez définir les tables pouvant être associées entre elles ainsi que les tables à privilégier en priorité.
• Vous avez également la possibilité de prévoir un temps d’occupation supplémentaire pour les réservations de groupe.
• Les réservations créées manuellement doivent être assignées manuellement ; elles ne sont pas prises en compte par l’IA. Vous les trouverez dans la liste "réservations à assigner" (icône sablier)
• Lorsqu’aucune table n’est disponible, l’IA peut envoyer automatiquement un email au client afin de lui proposer un autre créneau disponible (option activable). Ou alors, elle vous laisse gérer manuellement les réservations qu'elle ne peut pas placer.
• Vous recevez un email récapitulatif des changements de tables effectués par l’IA.
  

• Activez l’agent IA en cochant la case prévue à cet effet.
  Vous pouvez le désactiver à tout moment, notamment si vous souhaitez gérer manuellement l’attribution des tables pour un service spécifique.

• La deuxième option est importante dans la gestion des réservations que l'IA ne peut pas placer. Soit vous cochez l’option « Activer la suggestion automatique des refus et suggestion de nouvel horaire » : cela signifie que vous laissez complètement l'IA gérer. Donc si elle n'arrive pas à positionner une réservation à l'heure demandée, elle peut proposer un autre créneau au client ou refuser complètement la réservation. Soit vous préférez gérer manuellement ces réservations. Si vous ne cochez pas cette option, vous devrez refuser manuellement ou placer manuellement les réservations que l'IA n'a pas su traiter.
  

• Renseignez l’URL de votre site internet où se trouve la réservation en ligne.
• Vous pouvez également ajouter un délai entre deux réservations, par exemple pour prévoir le nettoyage des tables.
• Enfin, vous avez la possibilité d’allonger la durée moyenne du service pour les groupes.
  Il vous suffit de définir le nombre de personnes à partir duquel cette durée supplémentaire doit être appliquée.

• Seules les réservations en attente de confirmation sont traitées par l’IA.
  Il est donc nécessaire de modifier vos services afin d’activer la liste de pré-réservation.

• Indiquez « 0 » dans le champ « Nb min. de couverts pour déclencher la pré-réservation » afin que toutes les réservations passent automatiquement en attente de confirmation.
• Renseignez ensuite les différents champs comme indiqué précédemment.
  Si votre restaurant connaît une forte affluence, vous pouvez ajuster le champ « Nb de couverts disponibles à la réservation en ligne » en indiquant un nombre légèrement inférieur à votre capacité réelle.

Cela vous permettra de conserver une marge de confort pour accueillir les clients se présentant sur place sans réservation, sans avoir à créer des réservations manuelles dans l’urgence.  Et cela permet à ceux qui ont des petites salles de gérer les réservations en fonction de leur stock de tables !

4) Associer vos services à vos salles

Éditez votre plan de salle afin de définir quels services sont associés à quelles salles.

Par exemple, si vous disposez d'une terrasse, vous pouvez créer un service « Terrasse Midi » et l'associer à la salle « Terrasse ». Les réservations effectuées sur ce service seront alors automatiquement attribuées aux tables de la terrasse.

5) Exclure une salle de la gestion par l'IA

Vous pouvez également indiquer qu'une salle ne doit pas être prise en compte par l'IA. Dans ce cas, les réservations de cette salle devront être gérées manuellement.

Cette option peut être particulièrement utile pour une terrasse, dont l'utilisation dépend souvent des conditions météorologiques.

Il est également possible de désactiver temporairement l'IA pour une salle. Lorsque vous réactivez l'option, l'IA traite à nouveau toutes les réservations en attente d'assignation pour cette salle, quelle que soit leur date.

5) Vérifiez votre plan de table

Si vous utilisez l’optimisation automatique par l’IA, vous devez impérativement indiquer quelles tables peuvent être rapprochées pour créer des tables plus grandes et accueillir des réservations plus importantes.

Pour cela, retournez dans l'édition du plan de tables, sélectionnez chaque table et cochez les« tables de jonction ».  L'IA fera alors les rapprochements en fonction du nombre de personnes par réservation et selon les possibilités de jointure de tables.

Vous pouvez également déclarer une table comme « prioritaire ». Cela signifie que, si vous laissez l’IA optimiser votre plan de salle, cette table recevra des réservations en priorité.

Comme indiqué précédemment, à chaque nouvelle réservation, l’IA réanalyse l’ensemble des assignations afin d’optimiser au mieux votre plan de salle.

Cependant, vous pouvez souhaiter gérer certaines exceptions, par exemple :

• Attribuer une table précise à un client :
  Rien de plus simple. Rendez-vous sur le plan de salle et sélectionnez la réservation concernée. Assignez-la à la table souhaitée, puis cliquez sur le cadenas.
  La réservation sera alors verrouillée et ne sera plus modifiée par l’IA.

• Gérer un service exceptionnel ou une zone indisponible (terrasse fermée, salle privatisée, etc.) :
  Désactivez temporairement l’IA afin de gérer manuellement les assignations de tables.
  Une fois le service terminé, réactivez l’IA : elle reprendra automatiquement le traitement des nouvelles demandes de réservation pour les services suivants.