Pour vous faire gagner du temps et optimiser au mieux votre plan de salle, vous pouvez désormais activer l’IA sur votre module de réservation Klixi.

Le principe est simple :

• L’IA analyse automatiquement vos nouvelles réservations en attente de confirmation afin de leur attribuer une table. Elle traite une réservation toutes les 5 minutes et les affecte par ordre chronologique de réservation. Cela confirme la réservation.
• Si nécessaire, elle réorganise le plan de salle afin de maximiser le taux de remplissage de votre établissement.
• Dans les paramètres, vous pouvez définir les tables pouvant être associées entre elles ainsi que les tables à privilégier en priorité.
• Vous avez également la possibilité de prévoir un temps d’occupation supplémentaire pour les réservations de groupe.
• Les réservations créées manuellement doivent être assignées manuellement ; elles ne sont pas prises en compte par l’IA. Vous les trouverez dans la liste "réservations à assigner" (icône sablier)
• Lorsqu’aucune table n’est disponible, l’IA peut envoyer automatiquement un email au client afin de lui proposer un autre créneau disponible (option activable).
• Vous recevez un email récapitulatif des changements de tables effectués par l’IA.
  

• Activez l’agent IA en cochant la case prévue à cet effet.
  Vous pouvez le désactiver à tout moment, notamment si vous souhaitez gérer manuellement l’attribution des tables pour un service spécifique.
• Cochez l’option « Activer la suggestion de nouvel horaire » si vous souhaitez que l’IA propose automatiquement un autre créneau lorsqu’il est impossible de placer une demande de réservation.
• Renseignez l’URL de votre site internet où se trouve la réservation en ligne.
• Vous pouvez également ajouter un délai entre deux réservations, par exemple pour prévoir le nettoyage des tables.
• Enfin, vous avez la possibilité d’allonger la durée moyenne du service pour les groupes.
  Il vous suffit de définir le nombre de personnes à partir duquel cette durée supplémentaire doit être appliquée.

• Seules les réservations en attente de confirmation sont traitées par l’IA.
  Il est donc nécessaire de modifier vos services afin d’activer la liste de pré-réservation.

• Indiquez « 0 » dans le champ « Nb min. de couverts pour déclencher la pré-réservation » afin que toutes les réservations passent automatiquement en attente de confirmation.
• Renseignez ensuite les différents champs comme indiqué précédemment.
  Si votre restaurant connaît une forte affluence, vous pouvez ajuster le champ « Nb de couverts disponibles à la réservation en ligne » en indiquant un nombre légèrement inférieur à votre capacité réelle.

Cela vous permettra de conserver une marge de confort pour accueillir les clients se présentant sur place sans réservation, sans avoir à créer des réservations manuelles dans l’urgence.  Et cela permet à ceux qui ont des petites salles de gérer les réservations en fonction de leur stock de tables !

Vous pouvez également déclarer une table comme « prioritaire ». Cela signifie que, si vous laissez l’IA optimiser votre plan de salle, cette table recevra des réservations en priorité.

Comme indiqué précédemment, à chaque nouvelle réservation, l’IA réanalyse l’ensemble des assignations afin d’optimiser au mieux votre plan de salle.

Cependant, vous pouvez souhaiter gérer certaines exceptions, par exemple :

• Attribuer une table précise à un client :
  Rien de plus simple. Rendez-vous sur le plan de salle et sélectionnez la réservation concernée. Assignez-la à la table souhaitée, puis cliquez sur le cadenas.
  La réservation sera alors verrouillée et ne sera plus modifiée par l’IA.

• Gérer un service exceptionnel ou une zone indisponible (terrasse fermée, salle privatisée, etc.) :
  Désactivez temporairement l’IA afin de gérer manuellement les assignations de tables.
  Une fois le service terminé, réactivez l’IA : elle reprendra automatiquement le traitement des nouvelles demandes de réservation pour les services suivants.