Configurer mon moteur de réservation en ligne pour restaurant

Le moteur de réservation permet aux internautes de réserver un nombre de couverts à une heure précise en fonction des disponibilités de votre restaurant.

Pour pouvoir l'utiliser, il faut d'abord le configurer. Nous allons donc dans ce tutoriel vous guider pour réaliser toutes les étapes de cette configuration vous-même.

Pour commencer, rendez-vous dans le menus "Configuration" de la partie "Restaurant en ligne".

1. Ajouter un service

Pour ajouter un service, cliquez sur le bouton "Ajouter".

Cette partie permet de lister tous les services que vous proposez, par exemple le service du déjeuner ou du dîner. 

Pour la création d'un service, il est nécessaire de lui donner un titre et une durée moyenne d'occupation d'une table pour pouvoir avoir la possibilité de proposer la même table dès que les clients ont fini leur repas.

Vous avez aussi la possibilité de donner une description au service, mais attention, elle sera visible par vos clients.

Il faut ensuite indiquer le nombre de couverts disponibles à la réservation en ligne ainsi que le nombre de couverts maximal qui peuvent arriver en même temps (pour que la cuisine puisse suivre le flux).

Les deux nombres peuvent être égaux, mais si vous ne voulez pas recevoir tous vos clients en même temps, n'hésitez pas à mettre un nombre maximal par créneau plus petit.

Ensuite, indiquez le nombre maximum de couverts par table disponible à la réservation en ligne.

Vous avez la possibilité d'activer ou non la liste d'attente. Si vous l'activez, sachez que toutes les réservations seront "en attente" et que vous devez les confirmer ou les refuser manuellement ! La liste d'attente prend le dessus sur la configuration faite préalablement.

Pour en savoir plus sur le fonctionnement de la liste d'attente, cliquez sur ce lien : **tuto liste d'attente**

Choisissez votre canal (si vous n'en n'avez pas, allez à l'étape 3) où vous souhaitez publier votre service : le Site web Klixi, un Widget sur un autre site web ou encore une landing page.

Enfin, cliquez sur "Ajouter", puis sur l'icône d'édition avec une page et un crayon pour renseigner les disponibilités du service. 

Vous pouvez ainsi choisir les jours de la semaine où le service sera disponible.

Vous avez aussi la possibilité de définir une date de début et de fin, en cas de services exceptionnels par exemple.

Précisez aussi l’heure de début et de fin de la journée du service (mettez bien l'heure de la fin du service et pas l'heure à laquelle vous acceptez vos derniers clients).

Si les horaires sont différents tous les jours, vous pouvez ajouter autant de disponibilités que vous souhaitez.

2. Ajouter des indisponibilités

Dans cette partie, vous avez la possibilité d'ajouter des périodes de fermetures exceptionnelles, et vous pouvez aussi ajouter les jours fériés. 

Vous pouvez également mettre vos indisponibilités directement dans l'agenda, mais cet onglet sera plus rapide pour mettre des fermetures de longue durée comme les congés annuels.

3. Ajouter des canaux

Dans l'onglet "Canaux", cliquez sur "ajouter" pour ajouter l'endroit où votre réservation en ligne se trouve (sur votre site Klixi, en widget sur un site externe, sur google, sur une landing page...). 

4. Sélectionner des conditions d'annulation

Valable uniquement si vous avez un site Klixi.

Créez vos conditions d'annulation dans la partie Site web > contenus > établissement > informations légales.

Rendez-vous ensuite dans la configuration de la réservation puis dans l'onglet "Conditions" et sélectionnez vos conditions d'annulation, préalablement créées au niveau de votre établissement.

Pour en savoir plus sur la création des conditions d'utilisation et des informations légales, nous vous invitons à consulter ce tutoriel : création des mentions légales

5. L'onglet "Avancé"

Enfin, dans l’onglet « Avancé » vous pouvez modifier l’intervalle de découpage de la plage horaire réservable en minutes et le délai minimum entre chaque réservation, le temps de nettoyer la table par exemple.

6. Option pour les hotels-restaurants : faire remonter les résa dans Thais Soft

7. Configurer le paiement en ligne

Il est aussi possible de proposer le paiement en ligne. Pour cela, allez dans l'onglet "Paiement" puis dans "Règles".

Ici, cliquez sur le bouton pour activer le paiement en ligne, puis précisez le nombre minimum de couverts pour permettre le paiement en ligne et vous pouvez ajouter un acompte par couvert (vous pouvez les mettre à 0 si vous le souhaitez).

Allez ensuite dans l'onglet "Passerelles", vous avez deux options : VivaWallet ou Stripe. Pour VivaWallet, il vous faudra le "Merchant id", la clé d'API et le nom de domaine. Pour Stripe, il vous faudra la clé publique et la clé privée d'API.

N'oubliez pas de cocher la mention "Proposer ce mode de paiement", vous pouvez aussi sélectionner les deux options si vous le souhaitez. 

Votre moteur de réservation en ligne est maintenant bien configuré, vous n'avez plus qu'à l'implanter sur votre site web et consulter votre cahier de réservation pour voir vos réservations. 

8. Personnaliser et activer les notifications clients

Dans la partie "Messages", vous pourrez les activer ou les désactiver grâce à la coche et choisir le moyen de contact (email ou SMS - attention pour les SMS, vous devez acheter des crédits).

Vous pouvez personnaliser le texte des notifications qui partent vers le client (confirmation de réservation, rappel, annulation..) en cliquant sur le crayon.

Un email "demande d'avis" peut être activé pour demander à chaque personne qui est venu avec une réservation de vous laisser un avis sur le support de votre choix. N'oubliez pas si vous activez ce message de bien mettre le lien de votre fiche Google ou de votre outil qui récupère vos avis.

Enfin, n'oubliez pas d'ajouter votre logo et une couleur de fond dans l’entête dans l'onglet "configuration des notifications client'

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